Med Group Oy:n kuluttajapalveluiden asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Yleistä

Med Group Oy ja sen tytäryhtiöt (jäljempänä ”Onni kotisiivous ja Onni lastenhoito”, ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme kuluttajapalveluiden asiakasrekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.12.2023.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Nimi: Med Group Oy

Brändinimi: ONNI kotisiivous, ONNI lastenhoito

Osoite: Jaakonkatu 3 01620 Vantaa

Y-tunnus: 2080120-0

Med Group Oy:n tietosuojavastaava: Tietosuojavastaava tietosuoja@onnion.fi

Med Group Oy:n ONNI kotisiivouksen ja ONNI lastenhoidon asiakastiedoista vastaava: Asiakaskokemusjohtaja

Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme tietojasi, kun hankit meiltä itse kotisiivous- tai lastenhoitopalvelua, tai jos esimerkiksi työnantajasi hankkii palvelun.

Käsittelemme tietojasi, jos olet palvelua käyttävä henkilö, henkilön lähiomainen, huoltaja tai edunvalvoja ja tietojasi tarvitaan sopimuksen tekemiseksi palvelusta.

Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Keräämme henkilötietoja sinulta (esim. tekemäsi yhteydenottopyynnöt verkkosivujemme kautta ja muut puhelimitse, kirjallisesti tai suullisesti itse antamasi tiedot sekä palvelun yhteydessä syntyvät tiedot). Voimme kerätä henkilötietojasi lisäksi myös seuraavista lähteistä:

julkiset lähteet (väestörekisteristä ja muista vastaavista rekistereistä tai palveluntarjoajilta, jotka tarjoavat tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys- ja luottotieto- tai luottopalvelua);
messut ja erilaiset tapahtumat

Käsittelyn tarkoitus, käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyn perusteet

ONNI kotisiivouspalvelut

Käsittelyn tarkoitus	Käsiteltävät tiedot	Oikeusperuste
Palvelusopimuksen tekeminen ja täytäntöönpano	Yksilöintitiedot, kuten nimi ja henkilötunnus Yhteystiedot, kuten osoitetiedot ja mahdollinen ovi- ja hälytyskoodi, puhelinnumero, sähköpostiosoite Itse tuottamasi tiedot, kuten tiedot lemmikkieläimistä tai perheenjäsenistä, toiveet ja palaute tuotettavaan palveluun liittyen Tilattava palvelu Viestinnän sisältö ja puhelutallenteet ja puheluiden tunnistetiedot, kuten puhelun aloitus- ja lopetusaika, puhelinnumero	Sopimus
Palveluiden laskutus	Yksilöintitiedot, kuten nimi ja henkilötunnus Yhteystiedot, kuten osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite Tiedot käytetystä palvelusta, kuten sopimukseen kuuluva palvelu, palvelusopimus, toteutuneet palvelutunnit ja veloitukset	Sopimus
Kirjanpito	Sopimuksen laskutusaineisto	Lakisääteiden velvoite
Markkinointi sekä sähköisten palvelujen ja sisältöjen kohdentaminen (esim. uutiskirjeen tilaaminen)	Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite	Suostumus
Kotitalousvähennysten ilmoittaminen Verohallinnolle	Yksilöintitiedot, kuten nimi ja henkilötunnus Yhteystiedot (osoitetiedot), missä palvelu tuotettu Tuotettu palvelu ja palvelun hinta	Suostumus
Yhteydenottopyynnöt ja viestintä	Yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite, viestinnän sisältö	Oikeutettu etu
Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen	Palautteet ja kehitysideat Puhelutallenteet ja puheluiden tunnistetiedot, kuten puhelun aloitus- ja lopetusaika, puhelinnumero	Oikeutettu etu

ONNI lastenhoitopalvelut

Käsittelyn tarkoitus	Käsiteltävät tiedot	Oikeusperuste
Palvelusopimuksen tekeminen ja täytäntöönpano	Yksilöintitiedot, kuten nimi ja henkilötunnus Yhteystiedot, kuten osoitetiedot ja mahdollinen ovi- ja hälytyskoodi, puhelinnumero, sähköpostiosoite Hoidettavan lapsesi syntymäaika (ikä), sukupuoli, äidinkieli ja mahdollinen huoltaja/edunvalvoja Itse tuottamasi tiedot, kuten tiedot lemmikkieläimistä tai perheenjäsenistä, toiveet ja palaute tuotettavaan palveluun liittyen Tilattava palvelu Puhelutallenteet ja puheluiden tunnistetiedot, kuten puhelun aloitus- ja lopetusaika, puhelinnumero	Sopimus
Palvelun erityisvaatimusten toteuttaminen	Lapsen mahdolliset terveyteen liittyvät tiedot, kuten lääkitys, allergiat tai muut ilmoittamasi tiedot	Suostumus
Palveluiden laskutus	Yksilöintitiedot, kuten nimi ja henkilötunnus Yhteystiedot, kuten osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite Tiedot käytetystä palvelusta, kuten sopimukseen kuuluva palvelu, palvelusopimus, toteutuneet palvelutunnit ja veloitukset	Sopimus
Kirjanpito	Sopimukset ja laskutusaineisto	Lakisääteiden velvoite
Markkinointi sekä sähköisten palvelujen ja sisältöjen kohdentaminen (esim. uutiskirjeen tilaaminen)	Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite	Suostumus
Kotitalousvähennysten ilmoittaminen Verohallinnolle	Yksilöintitiedot, kuten nimi ja henkilötunnus Yhteystiedot (osoitetiedot), missä palvelu tuotettu Tuotettu palvelu ja palvelun hinta	Suostumus
Yhteydenottopyynnöt ja viestintä	Yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite, viestinnän sisältö	Oikeutettu etu
Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen	Palautteet ja kehitysideat Puhelutallenteet ja puheluiden tunnistetiedot, kuten puhelun aloitus- ja lopetusaika, puhelinnumero	Oikeutettu etu

Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietojasi käsiteltäväksi yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme, kuten tietojärjestelmiä ylläpitäville tahoille. Käytämme ainoastaan toimialallaan laajasti tunnistettuja, vakiintuneesti toimivia ja luotettavia palveluntuottajia alihankkijoina tietojärjestelmäpalvelujen ja henkilötiedon käsittelyn toteuttamisessa. Varmistamme sopimuksilla, että henkilötietojen käsittelyn osalta alihankkija toteuttaa tarpeelliset suojaustoimet asiakastietojemme suojaamiseksi.

Meidän voi myös olla tarpeen luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaisille viranomaisille henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme luovuttaa tietojasi suostumuksellasi Verottajalle kotitalousvähennysten ilmoittamista varten.

Luovutamme palvelun käyttöön liittyvät ja laskutuksen kannalta tarvittavat tiedot, kuten nimesi, tilattu palvelu ja käytetty tuntimäärä, taholle silloin, kun palvelun maksaa joku muu, kuten työnantajasi.

Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Automaattisen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittelyssä ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Henkilötietojesi säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietojasi alla kuvattujen periaatteiden mukaisesti. Henkilötietosi voidaan säilyttää tässä määriteltyä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteemme kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Asiakkaidemme palvelusopimuksen täyttämiseen ja laskutukseen käsiteltävät tiedot säilytetään niin kauan, kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietojasi säilytetään enintään kahden vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Osaa tiedoista säilytetään tätä̈ kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki) tai Yhtiön sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttää̈ pidempää̈ säilytysaikaa. Puhelutallenteita säilytetään 3 kuukautta.

Markkinoinnin ja muun viestinnän vastaanottajatietoja käsitellään niin kauan markkinointitarkoituksiin, kun siihen annettu suostumus on voimassa tai kunnes on ilmeistä, etteivät tiedot ole ajan tasalla, eli viestit eivät mene perille.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
vaatia henkilötietojesi poistamista niiltä osin, kun tiedot voidaan lainmukaisesti poistaa;
peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen;
saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja suostumuksesi perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Jos peruutat suostumuksesi, ei se vaikuta ennen peruuttamista toteutetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Jos peruutat suostumuksesi tietojesi käsittelyyn, tietoja ei enää käsitellä siihen tarkoitukseen, joka on perustunut suostumukseesi, kuten uutiskirjeen tilaus. Voit perua suostumuksesi peruuttaa verkkosivuiltamme löytyvän lomakkeen kautta tai ottamalla yhteyttä meihin.

Käsittelyyn soveltuvat oikeudet riippuvat käsittelyn oikeusperusteesta ja käsittelytilanteesta. Tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus saada pääsy omiin tietoihin eli tarkastusoikeus ei sovellu tietojesi käytön valvonnassa luotuihin lokitietoihin, mutta sinulla on tietyillä edellytyksillä oikeus saada tieto tietojesi käytöstä. Pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti, kun olet meihin yhteydessä. Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Suomen tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot löydät täältä: https://tietosuoja.fi/

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Onnin henkilöstö, Onnin toimeksiannosta ja lukuun toimivat alihankkijat ja Onnin sopimussuhteessa olevat palveluja tuottavat itsenäiset ammatinharjoittajat pääsevät katsomaan asiakastietoja asiakkaan palvelun, hoidon tai niihin liittyvien tehtävien toteuttamiseksi. Ainoastaan sellaisilla henkilöillä on pääsy tietoihin, jotka osallistuvat asiakkaan palveluun tai palvelun järjestämiseen. Tietojesi käyttöä valvotaan lokivalvonnalla.

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmiimme, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, ja heidän käyttöoikeutensa määritellään heidän työtehtävänsä kannalta riittäviksi, mutta mahdollisimman suppeiksi. Tietojärjestelmät ja niiden varmuuskopiot ovat asianmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja ja sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Manuaalista aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.

Yhteydenotot

Voit olla yhteydessä tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tietosuoja-asioissa ja tietosuojaoikeuksien käyttämiseksi sähköisellä lomakkeella, joka löytyy verkkosivulta osoitteesta https://www.onnion.fi/yritys/gdpr-lomake.

Sähköisen lomakkeen lisäksi voit asioida henkilökohtaisesti toimipisteellämme, jossa henkilöllisyytesi varmennetaan.

Kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja sen mukaisesta henkilötietojen käsittelystä voit lähettää osoitteeseen tietosuoja@onnion.fi.