MED GROUP OY ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE 

Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§ 

 

1. Rekisterinpitäjä

Med Group Oy, 2080120-0

Med Group Hammaslääkärit Oy, 1789980-9

Jaakonkatu 3, 01620 Vantaa

 

2. Yhteyshenkilö

Markkinointi- ja viestintäjohtaja Pauliina Lajunen, [email protected], vaihde 0207 644 400

Lankapuhelimesta soitettaessa 8,35 snt/puhelu + 8,83 snt/min.
Matkapuhelimesta soitettaessa 8,35 snt/puhelu + 22,32 snt/min.

 

3. Rekisterin nimi

Med Group Oy:n asiakastietorekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena perusteena on asiakkaan suostumus, asiakkaan ja Med Group Oy:n välisen asiakassuhteen hoitaminen, kehittäminen ja seuranta.

 

Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • asiakassuhteen aikainen viestintä, markkinointi, asiakassuhteen hoitaminen ja palvelutietojen välittäminen sekä palvelujen tarjoaminen,
  • mielipidekyselyiden ja markkinatutkimusten toteuttaminen,
  • puhelutietojen tallentaminen palvelutapahtumien todentamiseksi, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen ja asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi,
  • asiakassuhteiden analysointi, raportointi ja tilastointi Med Group Oy:n toiminnan kehittämiseen liittyviin tarkoituksiin,
  • muut vastaavat lainmukaiset käyttötarkoitukset.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, asiakasnumero
  • ikä, sukupuoli, arvo tai ammatti ja äidinkieli ja mahdollinen huoltaja/edunvalvoja
  • asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten tunnistautumis-, laskutus- ja maksutiedot
  • nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut ja tiedot asiakkaaksi tulon kanavasta sekä tavasta
  • asiakkaan itse tuottamat tiedot, kuten toiveet ja palaute
  • mahdolliset luvat ja suostumukset
  • asiakasta hoitaneiden henkilöiden nimet
  • tekniset asiakkaaseen yhdistettävissä olevat tiedot, kuten verkkosivuilla vierailuun liittyvät käyttäjän IP-osoitteet, aikaleimat, vieraillut sivut yms,
  • mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot ovat peräisin:

  • ensisijaisesti asiakkaalta itseltään puhelimitse, suullisesti ja kirjallisesti
  • asiakkaan palvelujen käytöstä ja asioinnista syntyvät tiedot
  • Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää väestörekisteristä ja muista vastaavista rekistereistä tai palveluntarjoajilta, jotka tarjoavat tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys- ja luottotieto- tai luottopalvelua

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Med Group Oy ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja konsernin ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään asiakasrekisterissä, kunnes asiakassuhde osapuolten välillä katsotaan päättyneeksi.

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla.

Sähköisesti tallennetut tiedot

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään ja käyttöoikeudet määritellään työtehtävän kannalta riittäviksi, mutta mahdollisimman suppeiksi. Tietojärjestelmät ja niiden varmuuskopiot ovat asianmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja ja sijaitsevat lukituissa tiloissa.

 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Jos rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, on rekisteröidyllä oikeus saada tällaiset tiedot itselleen ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Kielto- ja oikaisuasioissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä postitse kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyn tulee kieltovaatimuksen yhteydessä yksilöidä tilanne, johon perustuen hän vastustaa tietojensa käsittelyä. Med Group Oy voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

12. Yhteydenotto

Asiakastietorekisterin sisältämiin henkilötietoihin liittyvissä asioissa tulee olla yhteydessä postitse tai puhelimitse osoitteeseen Jaakonkatu 3, 01620 Vantaa, 0207 644 400.

Lankapuhelimesta soitettaessa 8,35 snt/puhelu + 8,83 snt/min.
Matkapuhelimesta soitettaessa 8,35 snt/puhelu + 22,32 snt/min.